Categories
Excel

Daha iyi Excel kullanmak için 5 altın kural!

Daha iyi Excel kullanmak istiyorsunuz ama Excel programına nereden başlayacağınız sorusu kafa karıştırıyor. Daha iyi Excel kullanmanın tek bir doğru yolu yöntemi yok, ancak çok sayıda ve küçük dokunuşlar ile Excel kullanarak ürettiklerinizin kalitesini fark edilir düzeyde arttırmak çok kolay.

Daha iyi Excel kullanıcısı olmak için 5 Altın Kuralı listeleyip, makalenin altında detaylıca inceleyeceğiz.

Daha iyi Excel için 5 Altın Kural

Adım adım ilerleyelim:

Excel kullanmayı layıkıyla öğrenmek ve daha iyi Excel kullanmak istiyorsanız altın değerinde 5 basit kuralı uygulayabilirsiniz.

  1. Başparmak Kuralı

    Yazdığın formül, başparmağın ile üzerini örtülmeyecek kadar uzun ise, çok uzun olmuş!

  2. Takibi Kolay Dosyalar

    Veri her zaman soldan sağa, aşağıdan yukarı akmalı.

  3. Giriş, Gelişme ve Sonuç!

    Temel ilkelere sadakat. Yazdığınız her işte, giriş, gelişme ve sonuç!

  4. Parçala ve Yönet

    Başparmak kuralı ile ve Giriş Gelişme Sonuç kuralına uyabilmek için yapılacak işlem aşikar.

  5. Dokümantasyon

    Takibi kolay bir Excel dosyasının olmazsa olmazı Dokümantasyon!

Başparmak Kuralı

Excel ile uzun formüller yazmak elbette bir marifet olabilir, ancak en akıllı çözüm tek bir dev formül yazmak olmayabilir.

Takibi Kolay Dosyalar

Bir Excel dosyası ortalama 12 kullanıcının önüne düşer.

Oluşturduğunuz Excel dosyasının başkaları ve gelecekte sizin tarafınızdan kullanılabilir, takibi kolay, idrak etmekte zorlanılmayacak şekilde düzenlenmesi önemlidir.

Bunun için temel kavramlara bir geri dönüş yapalım. Önümüzdeki herhangi bir belgeyi okurken soldan sağa, yukarıdan aşağıya doğru okuyoruz.

Özellikle verileri bir arada sunarken, yeni veri türleri sütunlara, benzer veri türleri satırlara bölünmelidir.

O zaman oluşturduğunuz Excel dosyasında da buna dikkat edin!

Unutmayın, veri işlenebildiği zaman kıymetlidir. Günümüzde süper-star olarak tek başınıza iş yapmanızın hiçbir kıymeti yoktur. Önemli olan ekip halinde iş başarabilmek. Yani dosyalarınızı başkaları okuyabilmeli, takip edebilmeli ve belki de en önemlisi denetleyebilmelidir.

Hatasız iş yapmanın belki de en kolay yolu, iş arkadaşlarının iş sırasında birbirine destek olmasıdır!

Giriş, Gelişme ve Sonuç!

Excel dosyası oluşturmak da, hazırladığınız diğer belgelerden farklı değil! Gözünüzde büyümesine izin vermeyin. Metin olarak hazırladığınız dosyalardan farklı olarak, Excel ile temel olarak veri işleyen dosyalar yaratıyoruz.

Demek ki yapılacak işlem aslında çok basit:

Giriş (Veri Girişi)

Dosyanızın veri girişi yapılacak kısım, ayrı bir kısım olsun. Veri girişi alanında sadece veri girişi işlemi yapılsın. Bu kısımı ayrı bir sayfa (Çalışma Sayfası, Worksheet) olarak düzenleyebilirsiniz.

Gelişme (Veri İşleme)

Veri girişini tamamladıysak, elimizdeki veriyi işlememiz lazım. Örneğin satışları alt alta yazdıysak, toplam satışı elde etmek bir veri işleme adımıdır. Veya hangi satıcı/şube ne kadar satış yapmış.

Bu veri işleme adımları, veri girişinden ayrı olmalıdır. Yine ayrı bir sayfa kullanmak kolay gelebilir. Veri işleme adımını hem fonksiyon olarak, hemde konum olarak veri girişi adımından ayırın.

Sonuç (Veri Sunumu)

Veri girişi ile veriyi kayıt altına aldınız, veya okudunuz. Veri işleme adımında ara işlemleri yaptınız ve sıra geldi sunuma!

Sofra kurduğunuzu düşünün. Göze güzel görünmesi önemli. Lezzet yada belki kullanım kolaylığı da bir o kadar kritik.

Sunduğunuz verileri okunması kolay, amacı belli uygun biçimde sunmalısınız.

Parçala ve Yönet

Yardımcı Sütunlar

Yapacağınız hesaplar, soldan sağa doğru ilerlerken, sağa doğru ekleyeceğiniz yardımcı sütunlar ile kolaylaşacaktır. Yapacağınız işlemleri ara adımlara bölün. Örneğin bir satış fiyatını, KDV dahil ifade etmek için, vergi tutarını ayrı bir yardımcı sütunda ifade edin. Bir sonraki sütunda ise, KDV dahil toplama yer verin.

daha iyi excel için yardımcı sütun
Daha iyi Excel kullanmak için altın kurallar – yardımcı sütunlar kullanın.

Ara Toplamlar

Yardımcı sütunlar sağa doğru akışta bölmeye imkan sağlarken, özellikle SUBTOTAL (ALTTOPLAM) fonksiyonu ile düşey yönde, aşağı doğru giderken ara toplamlara yer verebilirsiniz.

Dokümantasyon

Excel dosyanızda yaptığınız işlemlerin dokümantasyonunu birkaç şekilde yapabilirsiniz. Yapabileceğiniz en kolay şeylerden birisi dosyanıza bir Kılavuz sayfası eklemek olabilir.

Dosyanız ne işe yarıyor?

Basit birkaç cümle ile dosyanızın amacını açıklayın.

Dosyanız nasıl çalışıyor?

Nasıl çalıştığını, veri girişi, veri işleme ve veri sunumunu kısaca açıklamalısınız.

Dosyanız nasıl kullanılır?

Bu dosyayı tasarlarken, nasıl kullanılmasını istediniz? Sizin dosyayı tasarlamanız, oluşturmanız yetmez. Nasıl kullanılacağını söylemezseniz, insanlar nereden bilebilirler?

İletişim Bilgileri

Dosyayı oluşturan kim? Bir soru, sorun veya öneri varsa kiminle iletişime geçilmeli? Bunları yazmanız, dosyanızın kullanıcılarına büyük kolaylık sağlayacaktır.

Kabuller

Dosyanızı oluştururken bazı kabullere yer verdiyseniz, bunları kayıt altına alın. Örneğin dosyanızı oluştururken faiz oranı, döviz kuru, vergi oranı, risk algısı gibi kabulleri siz ezbere biliyor olabilirsiniz. Kullanıcılar veya denetçiler

Bonus Altın Kural – Görsel Ögeler!

Dosyanızın okunmasını ve denetimini kolaylaştırmak için belli kabuller yapıp, bu kabullere sadık kalın.

Tekerleği yeniden icat etmeye emek harcamayın. Yaygın kabul görmüş standartlara yer verebilirsiniz.

Formül ile hesaplanan Değerler

Formül ile hesaplanan tüm değerleri siyah (RGB 0,0,0) font rengi ile gösterin.

Varsayımlar (Kabuller)

Dosyanızdaki varsayım, kabul gibi veri girişi olarak giriş yaptığınız verileri mavi (RGB 0,0,255) rengi ile renklendirerek takibini kolaylaştırabilirsiniz.

Referanslar (Diğer Hücreler)

Diğer hücrelerden alarak sunduğunuz değerleri yeşil (RGB 0,128,0) ile biçimlendirerek buna dikkat çekebilirsiniz.

Harici bağlantılar, tuzaklar

Dış kaynaklara bağlı ve (güvenilir bir bağlantı türü kullanmadığı için) dikkat edilmesi gereken hücreleri kırmızı (255,0,0) ile gösterilebilir.

Dış veri kaynakları

(OBDC bağlantısı veya diğer eklentiler ile gelen veriler)

Bu bağlantı türü daha güvenilir bir bağlantı türüdür ancak dışarıya bağımlı olduğu gerçeğini değiştirmez. Mor (RGB 128,0,128) renk ile işaretleyerek bu hücreleri belirtebilirsiniz.

Ek Görsel Uyarı

Yukarıda bahsedilenlere ek olarak, soluk sarı renk ile hücre renklendirmesi yaparak, yukarıdaki yazı renklerine ek olarak görsel vurgulama yapabilirsiniz. Bu tür ek vurguları temel varsayımlar için yapabilirsiniz.

daha iyi excel görsel ögeler
Daha iyi Excel kullanmak için görsel ögelere yer verin. Mühendis Rehberi Daha iyi Excel için 5 altın kural.

Özetle Daha İyi Excel Kullanmak:

Özetlemek gerekirse, çalışmalarınızda işleri siz baştan küçük parçaların toplamı olarak tasarlarsanız, bunları toplamak, işlemek, özetlemek de oldukça kolay olacaktır.

Elbette ki zaman zaman daha karmaşık formüllere, işlemelere ihtiyaç duyulacak, ancak burada da bu mantık çerçevesinde, basit parçalarına ayırarak aramak sonuca ulaşmakta faydalı olur diye düşünüyorum.

Örneklerle Anlatım

Excel içinde sunulan yeni LET fonksiyonunu anlattığım makalemde, uzun bir formülü nasıl parçalar halinde kolaylıkla teşkil edebileceğinize dair bir örnek bulabilirsiniz.

Ben Kimim?

Uluslararası projelerin sözleşme, maliyet ve proje yönetimleri alanlarında çalışmayı seven bir İnşaat Mühendisiyim.

Boğaziçi Üniversitesi Yapım Mühendisliği ve Yönetimi yüksek lisans, İstanbul Bilgi Üniversitesi MBA İşletme yüksek lisans, Çukurova Üniversitesi İnşaat Mühendisliği eğitim geçmişim var.

Projeler, sözleşmeler ve paydaşlar arasındaki iletişimi kurmaya hevesli ve sürekli öğrenmeye inanan biriyim. Kişisel sayfamda hakkımda daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

By Abdullah Gülabi

Sözleşme, iş süreçleri ve projelerin etkin yönetilmesine çaba harcayan bir mühendisim.

İletişimin, proje başarısında hayati bir unsur olduğunu düşünüyorum.

3 replies on “Daha iyi Excel kullanmak için 5 altın kural!”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *